INTRODUCCIÓN
Las organizaciones
empresariales son y seguirán siendo factores primordiales en la economía de los
países; son creadoras permanentes de fuentes de trabajo y generadoras de
ingresos para el fisco nacional, lo cual refleja la importancia de contar con
una adecuada gestión empresarial que contribuya a mantener un control adecuado
sobre las operaciones financieras y administrativas de las mismas.
Hay que mencionar, que los
países de América latina en su mayoría presentan situaciones que se pueden
concebir como debilidades en materia de información sobre la gestión
financiera. Se presume que es debido a la falta de controles adecuados,
manuales de normas, procedimientos administrativos y a la inexistencia de
criterios que permitan el buen funcionamiento de las empresas.
Cabe destacar, que el
sistema del control interno debe ser parte de los sistemas financieros,
contables, administrativos y operativos de una entidad, y son necesarios para
atender los requerimientos de información pertinente, confiable y oportuna. Al
elegir el sistema de control más adecuado se debe buscar un equilibrio entre la
ausencia y el exceso de controles que presente una entidad, con el fin de
alcanzar los mejores resultados al menor costo posible. Mantilla, S. (2013), en
su libro “Auditoría del control interno - Cuarta edición”, define el control
interno como:
El plan mediante el cual una
organización establece principios, métodos y procedimientos que, coordinados y
unidos entre sí, buscan proteger los recursos de la entidad y prevenir y detectar
fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la
empresa. Además, hace parte de un proceso que debe ser ejecutado de forma
conjunta por la junta directiva de la empresa, la gerencia y por todo el
recurso humano de la misma.
Así mismo, Furlan. (2008),
expresa que el control interno: “es considerado como uno de los procesos de
mayor importancia de la función administrativa, debido a que permite verificar
el rendimiento de la empresa mediante la comparación con los estándares establecidos”
(p. 85)
En tal sentido, el control
interno brinda conocimientos para el buen desenvolvimiento de las operaciones,
y mantiene a las autoridades de la empresa al tanto de las anomalías o
debilidades, para que se puedan tomar oportunamente las medidas necesarias,
buscando actuar en forma preventiva y proporcionar a la empresa soluciones
adecuadas para el mejoramiento de sus operaciones y controles. Es necesario que
la administración tenga claro en qué consiste dicho proceso de control para que
pueda actuar al momento de su implantación.
Por su parte, González
(2013) integrante de la comisión de desarrollo de auditoría y del Colegio de
Contadores de México, establece que:
El control interno es una
herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los
efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a
los cuales se hayan afectados los distintos tipos de organizaciones, es la base
donde descansan las actividades y operaciones de una entidad. (p. 110)
Es por ello, que para
conseguir que los distintos niveles de la organización asuman la
responsabilidad de llevar el control interno de la organización y participar en
la mejora de los métodos de gestión, se hace necesario implementar la
herramienta de auto-evaluación, con el objeto de estudiar correctamente y
detectar los riesgos que debe asumir el área funcional.
Por tal razón, la
auto-evaluación ayuda a diagnosticar las debilidades que se puedan estar
presentando en un momento dado dentro de la organización; para ello se hace
necesario aplicar herramientas que conlleven a la optimización de cada uno de
los procesos, implementando los controles internos adecuados. Por esta razón se
deben evaluar dichos procesos, contando con la participación del personal de la
organización, quienes son los que conocen todo el proceso, ya que esta
herramienta entiende que el control interno es un asunto de todos.
Dicho lo anterior, todo el
personal de la compañía debe trabajar en conjunto para el logro de los
objetivos planteados, que van siempre hacia el beneficio mutuo. Si un control,
proceso, procedimiento o tarea crítica para el éxito de la organización no está
funcionando adecuadamente, todos trabajan en equipo para lograr perfeccionarlo.
En este sentido, una de las
principales herramientas a implementar es la autoevaluación del control, mejor
conocida por sus siglas en ingles CSA (Control Self-Assessment). El CSA es una
herramienta fundamental de la dirección para asegurar a los stakeholders
(accionistas, clientes y otros) que el sistema de Control Interno de una
empresa es confiable.
Así mismo, Tovar, F. 2014,
define un concepto para el CSA:
Es un proceso a través del
cual se examina y evalúa la efectividad del control interno con el objetivo de
proporcionar seguridad razonable de que todos los objetivos de negocio serán
alcanzados. Dicha metodología puede ser utilizada por los altos ejecutivos,
auditores e incluso stakeholders para evaluar la razonabilidad de los procesos
de gestión de riesgos y controles en una organización. Las organizaciones que
utilizan la auto-evaluación (CSA) tendrán un proceso formal y documentado que
permitirá a la alta gerencia y a los diferentes equipos de trabajo, e inclusive
a los stakeholders participar internamente de una forma estructurada.
Dicho esto, el Instituto de
Auditores Internos de Colombia en su guía de autoevaluación del control,
definen la autoevaluación como una metodología para evaluar y obtener
información de los riesgos y control, y focalizar el plan de auditoría en áreas
de mayor riesgo. La autoevaluación estudia los procesos y objetivos en base al
conocimiento de los trabajadores de la entidad, quienes son los responsables de
desarrollar los procesos, es por esto que se busca que ellos mismos sean los
encargados de realizar las evaluaciones, recomendaciones y acciones para así
hacer posible el alcance de las metas de la entidad.
Por lo tanto, el aspecto
clave de la autoevaluación es que los trabajadores relacionados en el proceso
pueden ayudar a definir cómo hacer un mejor trabajo. Debido a que los enseña a
evaluar los riesgos y controles, y a determinar la raíz causante de los
problemas. Si los controles no están funcionando como se espera, todos los
trabajadores tienen la responsabilidad de identificar y comunicar cualquier
debilidad o riesgo de la entidad; así como dicha herramienta posee ciertos
beneficios, también podemos encontrar algunas desventajas donde algunos
miembros del equipo pueden resistirse a la autoevaluación debido a que la perciben
como una pérdida de tiempo o un cambio en la naturaleza de su trabajo, así como
también la falta de apoyo de la alta dirección puede disminuir el proceso y
reducir su efectividad.
De allí que, el Instituto de
Auditores Internos de la Republica Dominicana, define la auto-evaluación de
control como una vía para ayudar a la organización a incrementar su habilidad
para alcanzar los objetivos de negocio. La mayor parte del tiempo, se hace a
través de una serie de talleres o reuniones facilitadas por el departamento de
auditoría y/o finanzas. Los talleres pueden involucrar al personal responsable
del logro del objetivo, diseñados para examinar, evaluar y reportar la
probabilidad de que los objetivos sean alcanzados.
Aunque los auditores
internos, fueron los responsables de introducir esta herramienta, también
conocida como CSA, en realidad es una herramienta para toda la empresa, la
organización se beneficia por el uso de esta técnica y otras divisiones como,
por ejemplo, el de recursos humanos o desarrollo organizacional, las cuales
realizan reuniones, pueden ver el CSA como una herramienta aceptable en su
trabajo.
Razón por la cual, el CSA
provee una cobertura amplia de asuntos importantes, debido a que los expertos,
es decir, el equipo de trabajo, pueden rápidamente enfocar los riesgos y
controles claves, ayudar a los empleados de todos los niveles a entender y
asumir su responsabilidad y cumplimiento el efectivo control y riesgo
gerencial, mejorar la comunicación en todos los niveles, enseñar a los participantes
como analizar y reportar sobre el control interno, motivar al personal para el
diseño e implementar procesos de control y mejoramiento continuo de los
controles operativos.
En Venezuela, esta
herramienta no es tan conocida como lo es en República Dominicana, Canadá,
Estados unidos, Argentina, incluso en Colombia esta herramienta es utiliza para
medir la efectividad del control interno en instituciones públicas.
Los procedimientos han sido
conceptualizados de diferentes maneras por los autores, de acuerdo a Robbins y
Coulter (2000), representan una “… serie de pasos secuenciales relacionados
entre sí que pueden usarse para enfrentar un problema estructurado”, de manera
que el proceso de toma de decisiones dentro del ámbito empresarial se reduce a ejecutar
una serie sencilla de pasos secuenciales.
Partiendo de ello, se podría
considerar los procedimientos como un conjunto concatenados de pasos que buscan
un fin en común, establecidos formalmente desde el momento en el cual se hace
rutinario su realización permitiendo una uniformidad en los procesos.
En este sentido, las Normas
Internacionales de auditoría NIA, citadas en Alvarado (2007), establecen una
estrecha relación a nivel organizacional entre los procedimientos y el sistema
de control interno; al señalar que éste abarca los procedimientos y políticas
adoptados por la administración de una entidad para contribuir al logro de los
objetivos organizacionales propuestos; al asegurar la dirección ordenada y
eficiente de la entidad, adhesión a las políticas de administración,
salvaguarda de activos, prevención y detección de fraude y error, precisión e
integridad en los registros contables, preparación oportuna de la información
financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que esté sujeta la
organización.
Los procedimientos
contables, favorecen el registro y control de las operaciones contables, a
través de la verificación del registro oportuno e íntegro de todas las
operaciones correspondientes y autorizadas por el personal competente.
Con base en los antes
planteado, los procedimientos de control son establecidos con la finalidad de
lograr la debida autorización de transacciones y actividades, adecuada
segregación de funciones y responsabilidades, secuencia operativa, implantación
de medidas que aseguren el correcto registro de las operaciones,
establecimiento de medidas de seguridad que protejan los activos,
verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de
las operaciones registradas.
En todo control es importante
definir su ámbito y los aspectos que definen su funcionamiento. Para ello,
según la Universidad Tecnológica Nacional de Buenos Aires (2013), existen
pautas para un correcto control interno, que en lo referente a estructura
organizativa, contempla: a) Definición de responsabilidades y autoridad, donde
las funciones de todo el personal y sus relaciones entre sí deben establecerse
de manera clara y precisa; b) segregación de funciones, en las que se contempla
la decisión o autorización de las operaciones, la custodia física de los
activos y la contabilización de transacciones; y c) niveles adecuados a las
facultades otorgadas, porque además de segregar es importante que se asignen a
personas que, por su capacidad, estén en condiciones de llevarlas a cabo en
forma eficiente (p. 4). En este caso, resulta conveniente contar en la entidad
con una estructura organizativa adecuada y coherente para que los controles
internos puedan fluir dentro de un sistema idóneo de jerarquía determinado a
través de líneas de mando específicas.
Y precisamente, con relación
a lo que tiene que ver con la delegación de autoridad en el contexto de los
controles internos de la empresa, la misma fuente señala lo siguiente: Los
aspectos referidos a la asignación de responsabilidades, la delegación de
autoridad y el establecimiento de políticas conexas a esas funciones, ofrecen
una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones
operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los
sistemas de información y autorizaciones para efectuar cambios (p. 5).
Asimismo, al hacer
referencia a las políticas y procedimientos contables, la Universidad
Tecnológica Nacional de Buenos Aires (2013), enumera:
a) Capacidad de los equipos,
según los volúmenes, tipo de operaciones y necesidades de información de la gerencia
para tomar decisiones; b) diseño eficiente de registros y comprobantes, que
comprenda la información necesaria; c) numeración correlativa de comprobantes,
para mayor control de documentos; d) circuitos de información apropiados para
un mayor grado de control; e) integración de la información para integrar la
totalidad de la información elaborada; f) frecuencia y oportunidad de la
información contable; g) criterios contables razonables y una clara política de
activación de gastos, según principios de contabilidad generalmente aceptados;
h) ejecución de controles adicionales de rutina en la información contable ( p.
4).
Con respecto a la auditoría
que se debe contemplar en los controles internos, la fuente referenciada
menciona como aspectos importantes:
a) Independencia de
criterios, dado que es necesario que la auditoria dependa del nivel adecuado
dentro de la empresa (que debe ser alto, pero no necesariamente el más alto);
b) definición de objetivos, si debe limitarse a la auditoría contable o
comprender también la auditoria operativa y qué énfasis debe darse a la
evaluación del sistema y preparación de recomendaciones para mejorarlo; c)
delineación de un campo de acción amplio, que debe incluir a todas las
instancias dentro de la empresa para permitir que las acciones de verificación
puedan abarcar todos los procesos relacionados y c) organización y métodos
apropiados, como un elemento fundamental para el logro de los objetivos
enunciados (p. 6).
Cabe destacar que, en torno
a las aptitudes del personal hacia los controles internos, la Universidad
Tecnológica Nacional de Buenos Aires (2013), especifica la capacidad y
honestidad, porque se tiene la certeza de que un sistema de control interno
nunca podrá desarrollarse eficientemente si los funcionarios y empleados de la
empresa no poseen estas características necesarias en sus responsabilidades.
De manera que, la evaluación
es un proceso que consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado, dándole
un valor; y ello significa fijar el valor, es decir, determinar la importancia
de un objeto de estudio por personas especialmente designadas para ese
cometido. A partir de esas evaluaciones al control interno, el auditor
obtendría la información necesaria para hacer las recomendaciones que considere
pertinentes a la gerencia acerca de las mejoras que pueden hacerse a los
procedimientos internos de la empresa.
Con relación a, los
procedimientos y técnicas que se utilizan para la evaluación del control
interno, Sierra (2005:74) afirma que la forma más sencilla de que se obtenga
información suficiente y útil acerca del funcionamiento del control interno de
la empresa, será mediante “la indagación, la observación, la revisión de los
manuales de contabilidad y de procedimientos e instrucciones internas y datos
similares de la empresa, así como en las conversaciones con los ejecutivos de
ciertas áreas de la organización”, lo que proveerá un contexto más completo de
la situación.
Según Meigs (2000:287),
"uno de los principios más importantes del control interno es que los
empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no
deben llevar los registros contables". Comúnmente, en un negocio pequeño,
un empleado es responsable de manejar la entrada de efectivo, llevar los
registros de las cuentas por cobrar, expedir notas de crédito y cancelar las
cuentas incobrables. Sin embargo, esa combinación de funciones es una
invitación al fraude, ya que un empleado en esa situación puede retirar el
efectivo cobrado a un cliente sin efectuar registro alguno del cobro y luego
deshacerse del saldo en la cuenta del cliente, emitiendo una nota de crédito
simulando que el cliente ha devuelto mercancía o anulando la cuenta del cliente
y presentarla como incobrable.
Considerando lo anterior y
como precedente de funciones incompatibles, es conveniente que los empleados
que llevan el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no tengan acceso a entradas
de efectivo y quienes manejan efectivo no deben tener la autoridad de expedir
notas de crédito o autorizar la cancelación de efectos por cobrar como
incobrables. Los procedimientos detallados para el control de las cuentas y
documentos por cobrar, suelen hacerse de acuerdo al tipo de organización estudiada.
Sin embargo, de ser posible,
deben ser empleados diferentes aquellos que se encarguen de la aprobación del
crédito, el embarque de la mercancía, la recepción de los cobros, facturación y
registro contable. Visto así, la gerencia tiene dos objetivos que son
conflictivos con respecto a las cuentas por cobrar.
Asimismo, todo negocio
preferiría vender más al contado que a crédito, y a menos que las cuentas por
cobrar produzcan intereses, se consideran activos no productivos que no generan
ingreso mientras esperan el cobro. Por consiguiente, otro objetivo del manejo
de efectivo es minimizar la cantidad de dinero comprometido en forma de cuentas
por cobrar.
De acuerdo a todo lo
anteriormente expuesto, una de las funciones que requiere de mayor control y supervisión
en las empresas comerciales es la de colocar en el mercado de consumo los
bienes y servicios que ofrece el negocio, donde se requiere un sólido control
interno aplicado a las ventas, cuentas por cobrar y ejecución del cobro
propiamente dicho, no sólo por el riesgo existente de dolo o corrupción sino
también, y especialmente, por problemas con el cumplimiento de los
procedimientos regulares como una actitud generadora de confianza, lo cual
genera inconvenientes y dificultades para negociar y concretar una venta de
forma eficiente por parte de los encargados de las mismas.
Por otro lado, en la
actualidad las pequeñas y medianas empresas (PYME) tienen un impacto muy
importante en la economía del país, ya que en considerables casos es la base en
los ingresos económicos familiares, por este motivo estas organizaciones se
pueden localizar en cualquier parte del Estado; por lo que la competencia en
estos casos es completamente inevitable, por este motivo de entidades
económicas se ven obligadas a estar al día y a la vanguardia de sus inversiones
en incrementarlas día a día e implementar nuevas estrategias como una forma de
poder sobrevivir y competir en un ambiente global para prestar un mejor
servicio de calidad para satisfacer las necesidades del cliente.
Por tal motivo, éstas se ven
en la necesidad de tener un control de sus actividades, y de esta manera,
evitar la pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo, lo que las dejaría sin
oportunidad de competir con otras empresas que en su defecto cuenten con procesos
controlados.
Tal es el caso, de la
empresa Punto Neón 8, C.A., cuya actividad económica es la venta y distribución
de Brazaletes para todo tipo de eventos. La misma viene presentando pérdidas ya
que no existen procedimientos de control, que garanticen la seguridad de los
procesos en relación a las ventas, cuentas por cobrar y cobros; generando
inconsistencias en los inventarios, y en los reportes de ventas mensuales. A su
vez, se detectó faltante de efectivo en las cobranzas y de mercancías, lo que
puede ser considerado fraude.
Por otro lado, se pudo
apreciar, que las herramientas utilizadas para fijar las normas no son las más
idóneas y se evidencian debilidades en los controles internos, ocasionadas por
la ausencia de segregación de funciones o criterios inadecuados con respecto a
las especificaciones y condiciones de los rubros comercializados por la
empresa; pero además, por no contar con la herramienta necesaria no se detectan
oportunamente las fallas en el proceso, lo que en este caso adquiere una mayor
importancia al tratarse de una empresa pequeña cuyo proceso de ventas se
realiza al menudeo y se espera que el producto de la venta diaria sume un
ingreso suficiente para mantener los inventarios, cancelar los compromisos y
generar las ganancias esperadas.
Por tal motivo, se puede
decir, que los conceptos, criterios, lineamientos y prácticas de control
aplicados en esta empresa no ha facilitado la solución, Por lo tanto surge la
necesidad de plantear el diseño de una herramienta de autoevaluación de los
procedimientos en el área de Cuentas por Cobrar, para la mejora del control
interno en la empresa Punto Neón 8, C.A., ubicada en el Municipio San Diego,
Estado Carabobo, que permitirá a la administración de la empresa, el monitoreo
permanente de las operaciones de la misma.
MATERIALES Y MÉTODO
De acuerdo al problema
planteado y al objetivo propuesto en la presente investigación, el mismo se
puede clasificar como un proyecto factible. El cual es definido por el Manual
de Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2003:21) de la siguiente
manera: “consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de una organización o grupos sociales puede referirse
a la formulación de políticas programas, tecnológicas, método o procesos”.
Esta investigación es
descriptiva y explicativa, porque se estudió la propuesta de implementar una
herramienta de autoevaluación de los procedimientos para la mejora del control interno,
aplicando conocimientos producto de otros estudios realizados y de información
adquirida por medio de la investigación propia.
Bisquerra (1999) establece:
La investigación descriptiva
no manipula ninguna variable. Se limita a observar y describir los fenómenos de
manera minuciosa con el fin de tomar la mayor cantidad posible de datos. Se
incluyen dentro de la investigación descriptiva a los estudios de casos,
encuestas, estudios de seguimiento, análisis de tendencias, series temporales,
estudios etnográficos, investigaciones históricas, etc. (P.98)
Para compilar la información
se utilizó la técnica de la encuesta permitirá indagar sobre el tema
investigado a través de las interrogantes que se consideraron válidas para el
desarrollo de esta investigación, el instrumento que se aplicará para
recolectar de la información será el cuestionario cerrado, en relación a la
confiabilidad para este estudio se utilizó el coeficiente de Kuder Richardson
KR-20.
En cuanto a la población de
la investigación es de tipo finita, constituida por 08 empleados, lo cual
representa todo el recurso humano que labora en el departamento de
Administración y Ventas de la empresa Punto Neón 8, C.A, ya que cuentan con el
conocimiento suficiente para aportar datos valiosos para el desarrollo de este
estudio.
RESULTADOS
Y DISCUSIÓN
Los hallazgos alcanzados,
luego de aplicar el cuestionario, muestran deficiencias en los controles
internos existentes, lo cual conlleva a posibles retrasos o mala toma de
decisiones en el mismo. Los controles internos existentes, demuestran
deficiencia en su manejo; por cuanto se hace necesario una revisión oportuna de
los mismos, así como la implementación de nuevos controles, que contribuyan a
un adecuado proceso operativo en la empresa, y evitar así posibles pérdidas
monetarias que pudieran estar ocasionándose en el flujo de caja. De esta manera
se pueden detectar con mayor facilidad las debilidades que puedan presentarse y
que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Cabe destacar que no solo se
trata de implementar los controles, sino que al mismo tiempo se debe capacitar
debidamente al personal para que posea los conocimientos necesarios a la hora
de aplicarlos, de una manera eficiente y oportuna, así como inculcarles un código
de conducta acorde a los principios de la empresa, creando sentido de
pertenencia y compromiso para con la organización.
Por otra parte, se observa
la necesidad de implementar un sistema de monitoreo en el proceso de ventas,
cuentas por cobrar y cobros, lo cual ayudaría en la optimización del mismo, y
en la reducción de posibles riesgos.
Con base en el resultado de
la investigación, se genera una propuesta de herramienta de autoevaluación de
los procesos de Ventas, Cuentas por Cobrar y Cobros para la mejora del control
interno en la empresa Punto Neón 8, C.A, con el fin de reducir riesgos
asociados a esas funciones, asegurando que las operaciones se realicen en forma
correcta, confiable y transparente.
CONCLUSIÓN
El diagnóstico demostró que
la empresa Punto Neón 8, C.A. presenta una situación problemática en el proceso
de ventas, cuentas por cobrar y cobros, de no tomarse acciones efectivas,
podrían generarse situaciones de mayor riesgo productivo.
En consecuencia, la empresa
Punto Neón 8, C.A. debe establecer una herramienta de autoevaluación una
herramienta de autoevaluación de los procesos de Ventas, Cuentas por Cobrar y
Cobros para la mejora del control interno, la cual pueda ayudarlos a reforzar
la cultura organizacional y la ética en función de estatutos y normas así como
la evaluación de riesgos para identificar y analizar los factores que podrían
afectar la consecución de los objetivos a través de una eficiente función de
supervisión y monitoreo.
La mayoría de la muestra,
considera necesario el establecimiento de un código de conducta acorde a los
principios de la empresa para poder establecer e implementar lineamientos de
control interno acordes a los valores y ética de la empresa, con el fin de que
el personal tenga conocimiento de sus funciones y obligaciones, para ello es
importante fortalecer el sentido de pertenencia.
En base a los resultados
obtenidos con el personal de la empresa se pudo evidenciar que la propuesta es
factible ya la mayoría reconoció la importancia de aplicar una herramienta que
les permita una autoevaluación de sus funciones, con el fin de enmendar fallas
que se vayan generando durante el proceso y poder corregirlas a tiempo,
evitando una posible falla mayor.
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