INTRODUCCIÓN
A lo largo de la historia las organizaciones
empresariales han sido una parte importante en la economía de un país,
porque además de obtener un valor agregado para remunerar a los factores que
participan, tiene como finalidad la producción, a través de la compra y venta
de materiales e insumos para diseñar, construir, realizar o fabricar ropa,
calzados, entre otros, para satisfacer las necesidades de la sociedad, por
consiguiente debe existir un buen funcionamiento en los procesos; pues estos
generan la renta de una organización y su actividad principal, razón por la
cual se debe tomar en cuenta cada mecanismo y gestión que permita su óptimo
funcionamiento.
Las organizaciones empresariales cuentan con herramientas
de control que les permite evaluar constantemente su posición económica, además
de permitir una toma de decisiones entre ellas, mientras tanto la contabilidad
le suministra información financiera confiable, que a su vez permita un
aseguramiento y una confidencialidad de su información económica.
De acuerdo a Estrada (2015), sobre los sistemas de
gestión contable:
Los sistemas de gestión contable bajo los elementos de la
ética, la incertidumbre y la confianza, permiten asegurar la pertinencia del
sistema de control de calidad en la actividad de la auditoría financiera
mediante una relación de confianza pública y función social de las
organizaciones y de los sujetos que las operan (p.1)
De acuerdo a muchos autores nos hacen referencia a que
una buena gestión contable de una empresa hace reconocer todas las debilidades
y fallas que puede poseer y así enfrentar esas eventualidades y dar propuestas
a la gerencia para que así no afecte el rendimiento contable de la empresa, si
mediante el buen uso de una buena gestión contable podemos planificar planes
que sirvan para tomar una buena gestión del control interno mediante la
documentación contable. La gestión contable se acopla mucho con buenos
resultados que para el nivel gerencial es de gran agrado, para que manejen una
información clara, concisa y eficaz que les permita tomar decisiones que puedan
afectar la planificación, coordinación y evaluación empresarial.
Por tal razón la gestión contable es una herramienta
vital en la empresa para que todos los departamentos y más para los gerentes,
tomen dediciones para generar nuevas estrategias o planes de acción que
lleven a la empresa a tener muy buenos resultados en el mercado, porque toda la
gestión que se lleve en la empresa se va a ver reflejado en consolidar los
nivel productivos financieramente por tal motivo una excelente gestión contable
va blindar la empresa de todas herramientas que puedan fracasar o traer
niveles negativos.
En este sentido, la contabilidad al ser tan importante en
las empresas requiere que se haga de manera eficaz y esto se logra
implementando un sistema de control y verificación de los procesos contables
realizados por los distintos empleados, los errores de trascripción de
información son comunes a la hora de visualizar los procesos y no sólo ocurren
por la poca preparación en las áreas sino que también hay que tomar en cuenta
que somos seres humanos y el margen de error se tiene que tomar en cuenta en
cualquier aspecto así exista cualquier mecanismo que lo regule.
En otras palabras, los sistemas que manejan la
información tienen que seguir ciertos lineamientos, que permitan a las
auditorías externas e internas lo que debe realizar una empresa en mayor o
menor medida para que se tenga confianza plena en la información, pues por
medio de ellas se asegura el cumplimiento de los objetivos empresariales,
generando informes que se entregan a los altos y medios dirigentes de la
organización para la toma de decisiones. Entre los tipos de sistemas, se pueden
mencionar los siguientes:
Sistema de control de lazo cerrado, Mantilla S. (2012) destaca
que el control de lazo cerrado es aquel en cual la señal de salida tiene efecto
directo sobre la acción de control. Se puede ver el control de manera que se
puede reducir el error y llevar la salida de sistema al valor deseado. Se
denomina también sistemas de control realimentado y constituye la medula teoría
general del control.
Este proceso puede generar un mecanismo de sistema que
puede llevar la entrada en el proceso para así luego determinar un control
riguroso del proceso y verificar el sistema que se va a genera de manera
inmediata todas las mediciones de los elementos para luego tener una salida
efectiva y tener una retroalimentación cuya base es el mecanismo correctivo.
Sistema de control de lazo abierto, de acuerdo a
Mantilla, S. (2012), el sistema de control de lazo abierto:
Este tipo de sistema que la salida no tiene ningún efecto
sobre la acción de control, ni se mide la realimentación en comparación con la
entrada, sólo puede usarse si la entrada y la salida son conocidas y si no hay
una perturbación ni internas y externas. (p.82)
Este sistema que genera un proceso rápido porque no se
sustenta de la teoría de control y puede generar una calibración de un
requisito técnico para evaluar de manera rápida la información generada este
sistema nos refleja una entrada y una retroalimentación que puede ser la señal
de salida o una función de esta y su derivada.
Sistema de control adaptivo, Mantilla, S. (2012) destaca
que un sistema de control adaptivo se considera:
Un sistema de lazo cerrado que de manera continua y
automatizada mide las características dinámicas de la planta o el sistema
objeto de control, la comparan con las características dinámicas deseadas y usa
la diferencia para verificar los parámetros ajustables al sistema y así generar
una señal de acondicionamiento. (p. 84).
Mediante este sistema permite llevar un control más
riguroso de los procedimientos que se puedan llevar en una empresa para así
verificar que todo esté en orden de manera correcta ya que identifica las
entradas de la información financiera y posterior genera un determinado control
para una fase llamada identificación o medición que evalúa todo el
procedimiento y generar una salida exitosa.
Sistema de control de aprendizaje, de acuerdo a lo
sostenido por Mantilla, S. (2012:84) el sistema de control de aprendizaje es
considerado “…un sistema de lazo cerrado o como un sistema adaptivo mejorado
teóricamente, pues para su análisis matemático y aplicación práctica aún
existen muchos aspectos por resolver, debido a que la variable más importante
es la capacidad del operador humano”. Este sistema genera unas fases que se
pueden aplicar en diferentes áreas ya que este maneja una función de tener una
entrada de información para así después generar un proceso y posterior
verificar la información ya procesada.
Es importante que los sistemas al estar al mando de los
seres humanos tengan la posibilidad de aprender de sus errores, es decir, ante
una variación de su desempeño respecto a los indicadores esperados, debe
realizarse la medida correctiva para posteriormente ajustar su comportamiento
para no volver a cometer dicha variación y cumplir con los objetivos
empresariales. En este sentido, este sistema es el que más se ajusta para el
desarrollo del sistema de control de compras y ventas.
Sin embargo, el poco conocimiento acerca de los sistemas
de gestión ha generado no sólo múltiples pérdidas monetarias, sino también
perdidas en la información que suele ser muchísimo más útil para los procesos,
debido a que los datos utilizados no son los correctos o no están adaptados al
presupuesto planteado por la gerencia. No existe una regulación acerca de los
mismos, ya que surgen muchas fallas en cuanto a la filtración de información
financiera y en términos contables los registros llevados han sido descuidados
de años anteriores.
En este sentido, la tecnología puede brindar las
herramientas necesarias para tener una gestión de información eficaz, pero de
nada sirve si no se tiene un dominio en cuanto al manejo de esa información,
siendo este el casos de la empresa Marcla, C.A, dedicada a la fabricación y
distribución de calzados que tiene una amplia jerarquía y antigüedad en el
mercado venezolano y así como también es conocida su marca de zapatos María
Pizzola para el uso de las damas, la misma se encuentra ubicada en la Zona industrial
norte, calle Michelena sector Flor Amarillo en la ciudad de Valencia estado
Carabobo.
En la empresa se observan debilidades en el sistema de
control de compras y ventas, ya que los registros y presupuestos no manejan la
cantidad de materia prima en existencia influyendo esto en los procesos de
compras y ventas, y a su vez en la toma de decisiones por parte de la gerencia,
ya que no les permite tener conocimiento exacto de cuanta cantidad de producto
(calzado) pueden sacar para cubrir la demanda que ejercen los distintos
proveedores, quedando un grado de incertidumbre de saber si se llega o no a la
meta planteada, simplemente se generan los productos hasta que se termine el
material y queden residuos o productos defectuoso que a su vez son desperdiciados.
Este problema no sólo afecta directamente los procesos de
compras y ventas, sino que le ocasiona a la empresa cuantiosas pérdidas de
dinero en material y mano de obra que no es utilizada correctamente. Las
organizaciones para afrontar estos cambios necesitan complementar sus procesos
contables aplicando sistemas conociendo sus beneficios y utilidad.
El sistema contable de cualquier empresa debe ejecutar
tres pasos básicos; los datos se deben registrar clasificar y resumir, sin
embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar a la
toma de decisiones comerciales.
De acuerdo con Mcleod (2000:43) un Sistema de Gestión
Contable “es un conjunto de elementos encargado de ejecutar las aplicaciones de
contabilidad de una organización, las cuales se caracterizan por un elevado
volumen de procesamiento de datos que tienen como finalidad la toma de
decisiones gerenciales”.
De este modo, un sistema contable está formado por tres
subsistemas principales: Los que surten pedidos de clientes, los que ordenan
existencia de reabastecimientos y los que efectúan los procesos de contabilidad
general. Sistemas que surten pedidos de clientes comprende los siguientes
subsistemas:
1.- Captura de pedidos.
2.- Manejo de inventarios.
3.-Facturacion.
4.-Cuentas por cobrar.
Sistemas que ordenan el reabastecimiento comprende los
siguientes subsistemas:
1.-Compras.
2.-Recepcion.
3.-Cuentas por pagar.
En este sentido, los sistemas que efectúan procesos de
contabilidad generan los resultados de los sistemas anteriores, sirven de base
para que la gerencia tome decisiones acerca del funcionamiento de la
organización. Estos comprenden los estados financieros. Balance General,
estados de resultados y estados de movimiento del efectivo.
Por lo tanto, el departamento de ventas y compras ejercen
una rama de la empresa fundamental a la hora de sacar el producto al mercado ya
que una parte se encarga de lo que significa la obtención de materia prima para
la producción y otorgar los acondicionamientos necesarios para que todo fluya
con normalidad y la parte de ventas abarque lo que son los procesos de
recolección de proveedores y el manejo de requisiciones que son llevadas al
departamento de producción para tomar en cuenta la cantidad de producto a
generar.
De acuerdo a todo los antes señalado, se plantea la
posibilidad poner en práctica un sistema de control de gestión para optimizar
los procesos operativos del departamento de compras y ventas de la empresa
Marcla, C.A.
MATERIALES Y MÉTODO
La presente investigación está basada en un enfoque
cuantitativo, orientado a un proyecto factible; por lo tanto, se seguirá la
secuencia diagnóstico, pronostico, para estudios en el campo de las ciencias
administrativas, ya que consiste en elaborar una propuesta viable destinada a
responder las necesidades específicas, determinadas a partir de una base de
diagnóstico. En este sentido, la propuesta es vista como solución a los problemas
que puedan existir en la realidad que se estudia. Se considera de diseño
investigación descriptiva con diseño de campo, porque los datos se recogen
directamente de la realidad.
La población fue de los 59 trabajadores de la empresa, en
cuanto a la muestra se tomó de manera intencional y se constituyó sólo con los
empleados de nivel gerencial vinculados al departamento de compras y ventas,
departamento que ejerce funciones de operatividad.
En cuanto a las técnicas de recolección de la
información, fue la encuesta con base en un cuestionario estructurado
contentivo de veinte (20) ítems, que se aplicaron a muestra escogida para
obtener información de carácter confidencial de cómo se manejan los controles y
en tercer lugar una escala a los supervisores del departamento de venta y
compras. La validez del instrumento se ejecutó a través del juicio de un
experto. En el caso de la confiabilidad de los instrumentos se aplicó la Kuder
Richardson para el cuestionario, obteniéndose un resultado de KR20= 0,73 (confiabilidad
Alta)
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Los resultados de la aplicación del instrumento a la
población estudiada arrojo que la empresa no posee un manual de procedimiento
que regule y verifique los procesos de compras lo que refleja una ausencia de
políticas respecto al control de gestión según lo que apreciamos en los
encuestados. Adicionalmente se observó que algunos procesos tales como son: los
análisis de compras y la verificación de la materia prima no se realizan de
manera adecuada ni con los debidos procedimientos, no reflejan los formatos de
acompañamiento de pedido.
Para Montoya A. (2002:45), “la gestión de compras ha
pasado de ser considerada una actividad meramente administrativa a ser
reconocida por algunas empresas como un elemento clave para mantener y mejorar
la posición competitiva”. Mediante los procesos de compra se ven muy
interrelacionados muchos aspectos en una empresa tanto financiero,
administrativo y personal porque cada uno de ellos influye mucho para que se
pueda generar la actividad de la empresa.
Por su parte, Perdomo A. (1997:93) define control de
compras como un: “Plan de organización entre el sistema de contabilidad,
funciones de empleados y procesos coordinados, que tienen por objeto obtener
información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficacia de
operaciones de adquisición o compra”
El mismo autor establece los siguientes principios:
1.
Separación de funciones de adquisición, pago y registro
de compras.
2. Ninguna
persona que interviene en las compras debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El
trabajo de empleado que intervienen en las compras, será de complemento no de
revisión.
4.
La función del registro de operaciones de compras será
exclusivo del departamento de contabilidad.
El control proporciona diversas ventajas. Las cuales
reducen el riesgo de robo, ya que cada movimiento de elementos está respaldado
por un comprobante interno firmado por el responsable. De igual forma, obtener
con rapidez y exactitud la información de los materiales utilizados para evitar
problemas ocasionados por sobrantes o faltantes de elementos, ya que pueden ser
suministradas las cantidades solicitadas en los momentos oportunos.
De igual manera se puedo observar que el departamento de
venta tiene debilidades en los procedimientos de ventas, y no se les brinda la
debida capacitación a los vendedores para concretar el debido proceso, esto
incide en la deficiencia en las ventas de la empresa la cual ocasiona retrasos
en los pedidos que proporciona perdida de mercancías.
De acuerdo a Parra E. (2003), establece que las ventas
son:
ciencias que se encarga del intercambio de un bien y/o
servicio equivalente previamente pactado de una unidad monetaria, con el fin de
repercutir, por un lado, en el desarrollo y plusvalía de una organización y
nación y, por otro, en la satisfacción de los requerimientos y necesidades del
comprador. (p.33)
Según el autor, las ventas son la parte fundamental y
esencial de cualquier empresa ya que es a través de éstas que las empresas
crecen: Muchos dueños de empresas actúan como si las ventas no fuesen
importantes para sus empresas, lo cual es completamente erróneo porque sin
ventas, no puede existir la empresa
Es por ello, que los empresarios deben conocer que las
ventas siempre serán los pilares de las empresas, que si no se tienen ventas,
entonces no se crea un negocio. Y existe un sinfín de información sobre ventas
para una empresa que se debe conocer así que es importante comenzar por conocer
desde lo más básico hasta lo más complejo para desarrollar todo nuestro
potencial en esta área.
En cuanto el control de las ventas, Parra E. (2002)
destaca que las son:
Es la ciencia que se encarga del intercambio de un bien
y/o servicio equivalente previamente pactado de una unidad monetaria, con el fin
de repercutir, por un lado en el desarrollo y plusvalía de una organización y
nación y por otro, en la satisfacción de los requerimientos y necesidades del
comprador (p.33)
Es la última función del proceso de ventas, consiste en
evaluar y controlar a la fuerza de ventas. Es en este punto que se evalúa a los
vendedores y al proceso productivo para verificar se cumplen los objetivos de
venta, políticas de administración de cuentas y los lineamientos para la
creación del producto. Debe existir una buena planeación en el área de ventas
para no ser víctimas de fraudes incluso de los mismos socios, y para que el
control en el área sea más fácil y se cumplan los objetivos a alcanzar.
De esta manera, surge la necesidad de proponer Un sistema
de control de gestión para optimizar los procesos operativos del departamento
de compras y ventas de la empresa por medio de la configuración de un modelo
viable, con la finalidad de organizar y promover un mejor entendimiento en los
procedimientos en el área de compra y ventas.
Propuesta
El objetivo principal del sistema propuesto es transmitir
a los empleados de la organización de los procesos operativos asociados al
Departamento de compra y ventas de una forma detallada y precisa, que permitan
dirigir las actividades que se realizan a diario en el departamento.
La presente sistematización de los procesos operativos en
la gestión para optimizar los procesos operativos del departamento de compras y
ventas de la empresa Marcla, C.A. es un instrumento que permite asegurar la
disponibilidad y el uso racional de las compras y ventas, para garantizar la
continuidad de la empresa en el tiempo. También propicia que el personal que
labora en dicho departamento pueda desempeñar sus labores de forma eficiente,
llevando de manera responsables los controles del departamento.
Justificación
Para toda organización es importante mantener un adecuado
control de compras y ventas en una empresa, ya que esto permite tener el
conocimiento de lo que se dispone para poder hacer frente a las diversas
necesidades y obligaciones de la organización. En tal sentido, es importante
que el trabajo se realice de manera sistemática y organizada, proporcionando en
todo momento la información que se requiera.
Fundamentación
Las organizaciones deben llevar un adecuado control de
compras, como de ventas bien sea de forma general o mediante métodos simples,
así como también el rubro de mercancía; por lo que la sistematización de los
procesos operativos permite realizar un control adecuado con miras a lograr los
objetivos organizacionales. La presente propuesta se sustenta en el modelo de
sistema viable, donde se identifican 2 sistemas denominados sistema de
procedimientos de compras (figura 1) y sistema de procedimientos de ventas
(figura 2) cada uno de estos se corresponde con las funciones de ejecución,
coordinación, integración, planeación y política, respectivamente.
