INTRODUCCIÓN
Los sistemas
de costos son necesarios en toda organización, independientemente de su tamaño
o su naturaleza, ya que representan la herramienta de gestión que suministra a
la empresa información confiable para la toma de decisiones, con la finalidad
de reducir costos y mejorar la calidad del servicio.
Dadas las
inestables condiciones de los centros asistenciales sanitarios públicos en
Venezuela, gran parte de la población se ve en la necesidad de recurrir a
clínicas privadas con el fin de recibir atención a sus requerimientos de salud.
Entre dichos lineamientos, cabe destacar que, Del Vescovo (2016), en su
ponencia titulada “Emprendimiento para el Desarrollo”, expuso que las pequeñas
y medianas empresas, en especial las del sector privado, conforman parte de uno
de los sectores más importantes de la economía de un país, ya que estas son
generadoras de fuentes de empleo.
Es así como,
el sector salud privado se encuentra inmerso en este sistema, donde tienen su
lugar los pequeños centros de atención medica primaria, los cuales, han ido en
aumento, en cuanto a constitución y puesta en marcha como unidades de negocio,
ya que las mismas se crearon con el objeto de descongestionar las grandes
clínicas.
Cabe
destacar que, las empresas de salud son organizaciones complejas. Según Del
Canto (2014: 80), “no sólo por la nobleza y la amplitud de su misión, sino
porque deben tener un equipo de alto desempeño que utilice tecnología de punta
para prestar un nuevo servicio a los pacientes hospitalarios”.
Vinculado al
concepto, la meta principal de las organizaciones del sector salud, es
solucionar las necesidades médicas de los pacientes, pasando desde la
prevención hasta la rehabilitación, en donde la gestión está orientada hacia
los usuarios. Las mismas, son organizaciones con características especiales,
donde el producto final es intangible, con la salvedad de que los elementos
que intervienen en su proceso son tangibles; pudiendo mencionarse,
medicamentos, materiales, placas; entre otros, además de que no son homogéneos,
un mismo servicio puede variar en sus costos y gastos, dependiendo de la
condición médica del paciente, y de que son realizados de forma manual, ya que
en ellos intervienen directamente médicos, enfermeras y técnicos
especializados; por lo que resulta cuesta arriba cuantificar su proceso de
producción.
En
consecuencia, merece especial atención la calidad de la información contable
que se genera de este tipo de entidades; en donde la vigilancia, el debido
análisis de los costos, gastos y el control de los procesos, son de vital
importancia para el crecimiento o extinción de las mismas.
En este
sentido, Burgos (1994: 290), referido por Amerio, Viloria, De Freitas y Navas
(2005); menciona que “la toma de decisiones es la columna vertebral de la
gerencia y que, a través de la racionalidad y la intuición, el gerente logra un
nivel de excelencia”. Sin embargo, es necesario contar con información
razonable para dirigir de manera acertada las decisiones que se tomen. De no
contar con tal información, la gestión sería solo improvisación.
Así mismo,
el entorno económico existente donde se desarrollan las empresas venezolanas, y
fundamentalmente las del sector salud, se han visto afectadas con múltiples
regulaciones legales e incertidumbre económica; ha originado la búsqueda de la
eficiencia en las mencionadas entidades, lo que conlleva a que se presten
servicios de calidad con el menor uso de recursos, con el propósito final de
alcanzar los márgenes de rentabilidad deseados y a su vez cumplir con la
normativa legal vigente.
Es evidente
entonces, que, para cualquier centro médico resulta indispensable disponer de
información contable que le permita, al área de costos, presentar información
veraz, de calidad y lo más razonable posible; lo que requiere del uso de un
modelo de costos, que adaptado a los procesos o servicios que presten, sea la
herramienta que desempeñe el rol de pilar fundamental para su crecimiento y
fortalecimiento.
De acuerdo
con Polimeni y Fabozzi (1989):
La contabilidad es proporcionar información financiera
relacionada con una entidad económica. Así, la contabilidad se refiere a la
medición, al registro y a la presentación de este tipo de información a varios
grupos de usuario, la gerencia requiere información financiera para planear y
controlar las actividades de un negocio. (p. 2)
Basándose en
la definición expuesta anteriormente, se puede conceptualizar que, la
contabilidad es una disciplina que permite cuantificar, medir y analizar la
realidad económica, que es aplicada para las operaciones financieras de las
organizaciones, con el fin de facilitar la dirección y el control mediante la
información previamente registrada, de manera sistemática para las distintas
áreas aplicable.
Entendiendo
la complejidad del costo en las empresas del sector salud, resulta ardua la
tarea al momento de la asignación de los costos. Para Polimeni y Fabozzi (1989:
3), “La contabilidad de costos o gerencial se encarga principalmente de la
acumulación y de análisis de la información relevante, para uso interno de los
gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones”.
En relación
con la definición anterior, se puede mencionar que la contabilidad de costos se
relaciona con la información de costos para uso interno de la gerencia y le
ayuda de manera considerable en la formulación de objetivos y programas de
operación, en la comparación del desempeño real con el esperado y en la
presentación de informes.
Así mismo,
la alta gerencia y el departamento de administración utilizan esta información
para identificar, clasificar, acumular, controlar y asignar los costos y gastos
que incurren la organización con el fin de tomar decisiones de una manera
eficaz. Por su parte Yermanos y Correa (2011: 8) hacen énfasis en que la
contabilidad de costos “mide, analiza y reporta datos financieros y no
financieros que se relacionan con los costos de adquisición o consumo de
recursos en una organización”, en este sentido se reconoce entonces que,
gracias a la contabilidad de costos las organizaciones pueden conocer con más
precisión el valor que resulta de producir un bien o prestar un servicio.
Es
importante recalcar, que existen numerosos elementos de costos, según Polimeni
y otros (1994: 12) “los elementos de costo de un producto o sus componentes son
los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de
fabricación”, los cuales son productos tangibles. Esta clasificación cumple la
función de suministrar información necesaria para la medición del ingreso y la
fijación de precio del producto a la gerencia.
Materiales:
son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman
en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos
de fabricación. El costo de los materiales puede dividirse en materiales
directos e indirectos de la siguiente manera: los materiales directos son todos
los que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado,
fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales
en la elaboración del producto; mientras que los materiales indirectos son
aquellos involucrados en la elaboración de un producto, pero no son materiales
directos.
Mano de
obra: es el esfuerzo físico o mental empleados en la fabricación de un
producto. Los costos de mano de obra pueden dividirse en: mano de obra directa,
que es la directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado
que puede asociarse con éste con facilidad y que representa un importante costo
de mano de obra en la elaboración de un producto, y mano de obra indirecta que
es aquella involucrada en la fabricación de un producto que, si faltara, la
transformación no se detiene; por lo tanto, no se considera mano de obra
directa.
Costos
indirectos de fabricación: Reciben también el nombre de carga fabril, y se utiliza
para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos
aquellos costos indirectos de fabricación que no pueden relacionarse
directamente con los productos específicos, es decir, que abarca todos aquellos
costos de producción que no se asocian directamente con el producto.
Estos se
refieren al grupo de costos asociados a la producción, pero de difícil
identificación en el objeto de costos (productos, departamentos, centros de
costos, actividades, proyectos, entre otros), excluyendo los gastos de ventas,
generales y administrativos; ya que estos son costos no relacionados con la
producción (costos del periodo).
Es por esto,
que es necesario aplicar metodologías de asignación de costos. Una de las más
recomendada a este sector, es el sistema de costeo basado en actividades (ABC,
por sus siglas en ingles), la cual identifica las actividades realizadas, los
recursos que se consumen y las actividades demandadas por cada servicio,
contribuyendo este en la mejora de la eficiencia operativa y la competitividad
de la organización.
En este sentido, Kaplan (1987) sostiene lo siguiente:
En general
las empresas de servicios son candidatas ideales para la aplicación de un
sistema ABC, inclusos más que las empresas industriales. En primer lugar, porque
virtualmente todos sus costes son indirectos y parecen ser fijos… la gran
proporción de costes, aparentemente fijos, en las empresas de servicios se da
porque, a diferencia de las empresas industriales, no tienen costos de
materiales, fuente primaria de costos variables a corto plazo. (p. 231).
Así pues,
que el caso de estudio que nos reúne en esta investigación, representado por el
centro médico de atención primaria Central Salud Integral C.A. (CSICA), ubicada
en la Zona Industrial Municipal Sur, Avenida Henry Ford, C.C. Paseo las
Industrias, Valencia, Estado Carabobo; no escapa de esta realidad, y para
lograr mantenerse en el tiempo debe alinearse a las premisas que le permitan
conocer su realidad económica para sustentar acciones en pro del beneficio y
crecimiento del centro médico.
Sin embargo,
lo que actualmente se maneja en la organización de estudio, según información
suministrada por la Gerencia de Contabilidad de Central Salud Integral C.A.,
indica que existen dificultades al momento de la identificación de los costos
relacionados con cada uno de sus procesos, especialmente en el área del
laboratorio. Dada la complejidad de este tipo de servicios, actualmente los
costos se asignan a los servicios prestados (exámenes de rutina), sin utilizar
un sistema formal para calcularlos, tomando únicamente como referencia el valor
de mercado.
En
consecuencia, la confiabilidad de los costos imputados a los servicios
prestados, esta entredicha; pudiendo generar posibles pérdidas, márgenes de
ganancias no acordes con lo proyectado, o exceso de ganancia violando lo
permitido. Dicha situación, ha obligado a la alta gerencia del centro médico de
CSICA, a tomar decisiones en cuanto al estudio de las alternativas existentes,
que permitan mejorar la razonabilidad, de las cifras presentadas en los costos
por servicios prestados.
Es por ello,
que en la actualidad las empresas necesitan establecer con mayor precisión sus
costos, a su vez, requieren mejorar su toma de decisiones y preparar y
actualizar sus planes de negocios. Es por ello que el Costeo Basado en
Actividades es una alternativa para las organizaciones; Barfield, Raiborn y
Kinney (2005) lo definen como:
Un sistema
de costeo que centra la atención en las diversas actividades que se desempeñan
en una organización y recopila los costos con base en la naturaleza fundamental
y el alcance de esas actividades. En este método de costeo se concentra en la
asignación de costos a los productos y servicios basándose en las actividades
que se realizan para producir, realizar, distribuir o dar apoyo a esos
productos y servicios (p.141)
Por otra
parte, la importancia de la implementación de un costeo basado en actividades
radica principalmente, en que la organización puede medir con mayor precisión
sus costos indirectos, dando así, una mejor herramienta para la toma de
decisiones adecuadas en relación con los precios de sus productos o servicios.
En este
mismo sentido, Yermanos y Correa (2011: 52), afirman que el sistema de costeo
ABC “evita repartir los costos indirectos entre todos los productos utilizando
como única base de distribución el volumen de actividad”. Por tal motivo el
modelo ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costos de las
empresas y permite la visión de ellas por actividad, entendiendo que la actividad
es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consumen y las
salidas de los procesos, es decir, transforma los recursos (materiales, mano de
obra, tecnología) en salidas.
En esencia,
el sistema ABC reconoce que el ambiente de hoy en día, son las actividades, en
lugar de los productos, las que absorben los costos, éstos deberían ser
asignado al producto sobre la base de la mejor relación causa/beneficio que
pueda ser determinada, en lugar de una simple base de asignación, como ocurre
en los métodos tradicionales, para de esta manera, obtener información de
costos de un producto en forma precisa, que le permita a la gerencia optimizar
el proceso productivo.
Por tal
razón, resulta favorable analizar la posibilidad de aplicar la metodología de
Costos Basado en Actividades (ABC) dentro de la organización, dado que para las
empresas de servicios es engorroso implementar otro sistema contable que
permita asignar costos a las actividades que realiza cada operación. Dentro de
esta perspectiva, Del Canto (2014: 84), reseña que “las empresas de servicios
son candidatos ideales del ABC porque prácticamente sus costos son indirectos y
aparentemente fijos y la mayor parte de su personal proporciona apoyo indirecto
a productos y clientes”.
Por lo antes
expuesto el objetivo del presente estudio es implementar el método de costos
basados en actividades (ABC), en la unidad de laboratorio del centro de
atención médico primario Central Salud Integral, C.A.
MATERIALES Y MÉTODO
La presente
investigación, estuvo enfocada en la implementación del método de costos
basados en actividades en el área del laboratorio del centro de atención médico
primario Central Salud Integral, C.A. (CSICA), enmarcada bajo una modalidad de
tipo descriptiva, puesto que esta hace posible conocer las situaciones,
costumbres y actitudes predominantes de la organización, a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.
Este
proyecto se enmarco bajo la modalidad de investigación de campo, ya que la
información se tomó directamente de la realidad vigente en el laboratorio del
centro de atención medico primario Central Salud Integral, C.A.; Igualmente,
el objetivo que tuvo este estudio de facilitar la toma de decisiones en CSICA,
represento que la organización pudiese solventar sus problemas de una manera
adecuada a su realidad, donde se empleó a su vez, un análisis sistemático de
los problemas a abordar, ya sea para describirlos o explicar sus causas y
efectos.
En este
sentido, la investigación fue de tipo factible por representar una solución
posible. Así mismo, el proyecto estuvo apoyado en la investigación documental,
debido a que, por el tipo de investigación, fue necesaria la revisión
bibliográfica de fuentes relacionadas con el tema
Siendo el objetivo
de esta investigación, la implementación de un método con la finalidad de
mejorar las gestiones del laboratorio del centro médico CSICA, se consideró
pertinente emplear el método analítico-sintético, dado que se adaptó a las
necesidades de las actividades, permitiendo así, estudiar los hechos partiendo
de la descomposición del objeto de investigación en cada una de sus partes para
examinarlas de forma individual y luego de manera integral.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Una vez
obtenida la información necesaria mediante la aplicación de técnicas e
instrumentos, tales como observación, encuesta y entrevista; se prosiguió a
revisar, ordenar y clasificar la información obtenida para llevar a cabo el
análisis de la misma. Esta se procesó de forma manual y para ello se utilizaron
las técnicas cualitativas y cuantitativas.
En el
análisis cualitativo las investigadoras hicieron registros narrativos a través
de anotaciones en una agenda, y se preparó la información a través del guion de
Observación, para luego proceder a su interpretación. La misma se clasificó por
fases inherentes al tema de estudio y se detalló paso a paso el trabajo
realizado diario en el laboratorio de CSICA.
Por su
parte, en el análisis cuantitativo los datos fueron presentados de manera
ordenada a través de tablas de datos y gráficas estadísticas tipo torta, donde
se distribuyeron los datos en forma porcentual y en frecuencia absoluta;
facilitando la interpretación.
En
conclusión, la aplicación del cuestionario al personal permitió identificar que
CSICA, no cuenta con una estructura contable formal que le permita calcular los
costos de los servicios que presta en su laboratorio, lo cual representa una
debilidad ya que, no les ofrece a los directivos información confiable y
oportuna. A demás, se evidencio que, no se realiza el presupuesto de costos y
gastos en el departamento en estudio, que le brinde una proyección y estimación
de los mismos; con el fin de corregir los costos excesivos.
A su vez, se
constató que, los recursos consumidos en las actividades no están debidamente
identificados y asignados a cada una de ellas; por lo que, el personal
encargado de la asignación de los costos, desconoce el margen de utilidad que
originan sus operaciones.
Finalmente,
este instrumentó revelo información de que existe discrepancias entre ambas
gerencias, en cuanto a la información que manejan referente a cómo se acumulan
los costos en la unidad de laboratorio del centro de atención primaria CSICA,
poniendo en riesgo competitividad y posición en el mercado, ya que, las
decisiones están siendo tomadas en base a información inadecuada.
Por otra
parte, se procedió a realizar una entrevista, como segunda técnica de
recolección de información, la misma fue de tipo semi-estructurada, contó con
la característica de permitir a las investigadoras conocer si la empresa tiene
una noción de cómo se manejan los costos en la unidad de laboratorio, la misma
se aplicó al Gerente General y la Gerente de Contabilidad y Finanzas, ya que
ellos son las personas encargadas dentro de la organización de asignar los
costos a los servicios que presta la unidad en estudio y de hacer el respectivo
registro contable.
Al realizar
el análisis de la información recolectada, se evidenció que los precios de los
servicios prestados en la unidad del laboratorio del centro médico de atención
primaria CSICA, son calculados en base al costo de adquisición de los
reactivos; el gerente general indicó a las investigadoras al momento de estas
preguntarle ¿Cómo son calculados en la actualidad los costos que incurren por
prueba y posteriormente cómo se asigna el precio de venta?, al respecto,
enfatizó que, el valor del reactivo utilizado es dividido entre el números de
determinación de pruebas que se procesan con el mismo, con un valor estimado de
realización (motivado al margen de error) de cada prueba, y que el precio final
de venta al público es estimado según el valor del mercado.
Implementación
del Método ABC
Una vez
realizado el análisis e interpretación de la información obtenida, se procedió
a desarrollar los objetivos de la investigación que son los pilares
fundamentales para el desarrollo de la misma. En este sentido, en este capítulo
se presenta la implementación de la metodología ABC en el departamento de
laboratorio del centro de atención medico primario Central Salud Integral, C.A.
Fundamento
de la implementación del método ABC
La propuesta
está fundamentada en la implementación de un sistema de costos basados en
actividades (ABC), lo sostenido por Kaplan (1987), las empresas de servicios
son ideales para la aplicación de este tipo de sistemas, el cual identifica las
actividades realizadas, los recursos que se consumen y las actividades
demandadas por cada servicio.
Por su
parte, la propuesta se fundamenta, en la necesidad que tiene la unidad de
laboratorio del centro médico de atención primaria Central Salud Integral, C.A;
al momento de la asignación de sus costos, para posteriormente vincular los
mismos con los servicios prestados, mediante el uso de inductores, que le
permita a la organización asignar de manera objetiva el valor de los servicios
prestados.
Objetivos
de la implementación del método ABC
·
Para el desarrollo de la propuesta, se contemplaron los
siguientes objetivos específicos:
·
1.- Identificar las actividades de la unidad de laboratorio
del centro médico Central Salud Integral, C.A.
·
2.- Determinar los recursos requeridos para la ejecución
de cada actividad de la unidad de laboratorio del centro médico Central Salud
Integral, C.A.
·
3.- Recocer los servicios de la unidad de laboratorio del
centro médico Central Salud Integral, C.A.
·
4.- Establecer los inductores de costos por actividades
de la unidad de laboratorio del centro médico Central Salud Integral, C.A.
CONCLUSIONES
El centro
médico Central Salud Integral C.A; es una organización privada con más de 17
años en el mercado del sector salud, donde su principal actividad es
proporcionar servicios médicos preventivos de atención medica primaria para
organizaciones y público en general.
Su
estructura organizativa presenta algunas debilidades, que repercuten de manera
directa en el control interno de la organización, ya que no existe un
departamento responsable de los cálculos razonables de los costos y gastos que
generan los servicios que presta, situación que se evidenció en la gestión
actual de la acumulación de costos y gastos, ya que los mismo son resultado de
la división del valor del reactivo entre el números de determinación de pruebas
que se procesan con el mismo, con un valor estimado de realización (motivado al
margen de error) de cada prueba; excluyendo todos aquellos demás costos
directos e indirectos vinculados al servicio. Además de que, fijan el precio
final de venta al público según el valor del mercado, sin contemplar las
normativas vigentes en cuanto al precio de venta justo de productos o servicios
prestados en la República Bolivariana de Venezuela.
La
contabilidad es llevada de forma manual, lo cual puede ocasionar errores y
retrasos en cuanto a los registros contables, pero a su vez, cuenta con un plan
de cuentas detallados, el cual refleja de forma individual la agrupación de las
cuentas en cada una de sus áreas, siendo esta una herramienta para la
implementación de un sistema de costos basado en actividades (ABC).
Por otra
parte, se comprobó que el centro médico CSICA no lleva un control de sus
inventarios ni de la salida de existencia de estos, y que aun y cuando están
identificadas las compras por insumos o recursos, las mismas no se encuentran
separadas por el consumo real por unidad, sino que se registran y manejan de
una forma global como es el caso de los insumos médicos, dificultando así el
proceso de imputar los costos por departamento. Los aspectos mencionados
anteriormente, describen la situación actual en cuanto al control de los costos
y gastos que maneja la empresa; la cual no está generando a la gerencia la
información oportuna, veraz y eficiente necesaria para la toma de decisiones,
además de que no le permite conocer los márgenes de rentabilidad o perdida que
genera la unidad de laboratorio.
REFERENCIAS
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Oftalmológica Barranquilla en el año 2010. Tesis para optar al título de
Maestría en Administración de Empresas, Fundación Universidad del Norte,
Barranquilla
Amerio, M.; Viloria, O.; De Freitas, V. y Navas, L.
(2005). Sistema de Costos por Actividades en la industria del Calzado. Revista
Venezolana de Gerencia, Año 3. (06), 289-302
Arrombo, D.; Cordero, L. y Navarro, M. (2010). Propuesta
de un Sistema de Costeo Basado en Actividades en el Área de Emergencia de la
Clínica Docente Los Jarales, Municipio de San Diego Estado Carabobo. Trabajo de
Grado para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública, Universidad de
Carabobo, Bárbula
Barfield, J.; Raiborn, C. y Kinney, M. (2005). Contabilidad
de Costos, Tradiciones e Innovaciones. Quinta Edición. Editorial Thomson,
México
Catacora, F. (2009). Sistemas y Procedimientos Contables.
Segunda Edición. Editorial Red
