ISSN: 2788 - 6549 | ISNN-L: 2788
- 6549
https://doi.org/10.33996/maya.v1i1.3
Volumen
1 | No. 1
Julio
– diciembre 2019
Páginas
22 - 33
Estrategias logísticas orientadas al
mejoramiento de la gestión de almacenamiento en empresas
Logistics strategies oriented to the
improvement of the storage management of a company
Audris Amaro
audris_30@hotmail.com
Código ORCID: 0000-0002-7016-5033
Universidad de Carabobo –
Venezuela
Tábata Cisneros
cisnerostabata@gmail.com
Código ORCID: 0000-0001-5900-4266
Universidad de Carabobo –
Venezuela
Dylan Pérez
perezdylan@hotmail.com
Código ORCID: 0000-0002-8527-8241
Universidad de Carabobo -
Venezuela
Artículo recibido abril 2019
/ Arbitrado en mayo 2019 / Publicado en julio 2019
RESUMEN
El estudio
presentado tiene como objetivo general diseñar estrategias logísticas
orientadas al mejoramiento de la gestión de almacenamiento de la empresa
Molinari & Cacciaguerra Sucrs, C. A, en la que se manifiestan constantes
problemas con las condiciones de almacenaje, que genera devoluciones por daños
en el estado de los productos, lo que se traduce en el incumplimiento de los
compromisos adquiridos con sus clientes y la poca satisfacción de los clientes.
Metodológicamente, fue concebida como una investigación descriptiva de diseño
de campo y con modalidad de proyecto factible, en la que se empleó como
técnicas de recolección de datos la guía de observación y la encuesta. De acuerdo
a los resultados obtenidos, se propuso un plan de acciones estratégicas basadas
en la organización del área de almacén de la empresa de acuerdo a los criterios
y niveles de actividad previstos y sus expectativas de crecimiento.
Palabras clave: Estrategias
logísticas; gestión de almacenamiento; manejo de inventario; indicadores de
gestión
ABSTRACT
The study
presented has the general objective of designing logistics strategies aimed at
improving the storage management of the company Molinari & Cacciaguerra
Sucrs, C. A, in which there are constant problems with storage conditions,
which generates returns for damage to the status of the products, which
translates into non-compliance with the commitments acquired with its customers
and low customer satisfaction. Methodologically, it was conceived as a
descriptive research of field design and with feasible project modality, in
which the observation guide and the survey were used as data collection
techniques. According to the results obtained, a strategic action plan was
proposed based on the organization of the company's warehouse area according to
the criteria and levels of activity foreseen and its growth expectations.
Keywords: Logistic
strategies; storage management; good warehouse practices; management indicators
INTRODUCCIÓN
La
complejidad del entorno donde se desarrollan las organizaciones en la
actualidad, requiere de una revisión permanente de sus actividades, debido a su
influencia relevante en la decisión estratégica de la organización; una de las
alternativas que tienen los directivos para conseguir este propósito es la
aplicación de un sistema de dirección con enfoque estratégico. El problema se presenta,
de acuerdo con Müller (2011:32), “debido a que la brecha existente entre la
capacidad de las organizaciones para formular y ejecutar estrategias y su
capacidad de aprender de dicho proceso ha crecido y precisa ser reducida con
urgencia”. Para ello, el autor comenta que se requiere desarrollar un
aprendizaje estratégico desde el interior de la organización, que permita
modificar decisiones ya adoptadas, sin que se generen conflictos ni falta de
alineación con la visión trazada.
En
este sentido, dentro del conjunto de estrategias que se pueden desarrollar en una
organización, las orientadas hacia la eficiencia operacional en sus procesos
logísticos están dirigidas, de acuerdo con Serna Gómez (2009:16), a “realizar
un conjunto de actividades competitivas y capaces de reaccionar autónomamente a
los cambios tecnológicos y las tendencias del entorno”, mediante el control
constante de la capacidad de cada proceso, la mejora continua, inductores de
medición de desempeño, flexibilidad estructural y la orientación de las
actividades hacia la plena satisfacción del cliente y de sus necesidades, así
como de proveer normas de control a la organización. Es uno de los mecanismos
más efectivos para que la organización alcance unos altos niveles de
eficiencia.
Por tal motivo, la calidad del servicio
logístico se convierte en un elemento estratégico que confiere una ventaja
diferenciadora y perdurable en el tiempo a aquellas entidades que tratan de
alcanzarla., Steimberg (2008:38) indica que “la gestión de calidad que debe
generarse en el proceso de intercambio que la gestión logística supone, y más
concretamente la calidad del servicio, se está convirtiendo en requisito imprescindible
para competir en las organizaciones de todo el mundo”, ya que las implicaciones
que tiene la logística sobre resultados de las organizaciones, tanto en corto
como en largo plazo, son muy positivas para las entidades envueltas en este
tipo de procesos.
Dentro de este contexto, entre los elementos que forman la
estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales,
la gestión de almacén es una de las funciones que participa en el control de
inventario, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de
las actividades más importantes para el funcionamiento de la empresa; sin
embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como el depósito donde se
guardaban los materiales que requerían las áreas de producción o ventas.
Su dependencia de los departamentos mencionados, se basaba en la
necesidad de contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en el
personal de confianza de los dirigentes. Esa situación ha cambiado y los
estudios de la logística actuales le dan una especial importancia dentro de la
cadena de suministro de una organización. Por ello, el almacén es definido por
Chase, Jacobs
y Aquilano (2009:115), como “una unidad de servicio en la
estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con
objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos”. Debido a ello, es indispensable conocer y aplicar las herramientas y técnicas más
avanzadas que permitan facilitar las tareas administrativas y humanas en los
diferentes procesos de la administración de almacenes e inventarios.
Es significativo indicar que, en Venezuela, al igual que
en el mundo entero, el auge empresarial es cada día más significativo, porque
las organizaciones frecuentemente manejan una amplia variedad de procesos
administrativos y operacionales, las cuales una vez que son llevadas a cabo
resultan totalmente eficientes y efectivas para el desarrollo de las empresas.
En este sentido, las empresas nacionales tratan de establecer una adecuada
estructura, ya que es de gran importancia, para la organización final de
divisiones y departamentos funcionales, de igual manera, la asignación de
responsabilidades y políticas de delegación de autoridad, y características
laborales u organizativas de cada área. Todo esto, contribuye a generar
procesos eficientes dentro de una organización.
A nivel nacional y regional, la diversidad de empresas
que se encuentran, es amplia, tomando en cuenta el área o campo en el que se
desempeñan y de igual forma el mercado y la necesidad de inversión en el país. Dentro de esta temática, una de las empresas que ha hecho
los esfuerzos en cumplir con altos niveles de eficiencia y transparencia en su
gestión de almacenes con éxito relativo, es Molinari & Cacciaguerra
Sucrs., C.A. localizada en la ciudad de Valencia, estado Carabobo, que surge
como solución comercial para desarrollar actividades
relacionadas con la compra, venta, distribución y comercialización de artículos
de papelería.
Sin embargo,
a pesar de tener como visión consolidarse en el mercado regional dentro del
segmento en el cual presta sus servicios, mediante la optimización y mejora
continua a través de procesos estandarizados que apunten a la satisfacción de
sus clientes, la empresa evidencia debilidades en el manejo de sus almacenes.
La política de calidad de la empresa se fundamenta principalmente en elementos
como el mejoramiento continuo, innovación, economía y eficiencia, así como la
calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso de
todos y cada uno de los integrantes de la organización, así como una fuerte
orientación a sus tareas, que de una u otra forma se va a derivar en una mayor
productividad.
A
pesar de lo antes descrito, una observación inicial de la situación de la
gestión de inventarios de la empresa permitió determinar que tiene constantes problemas con las condiciones de almacenaje de
producto, que genera devoluciones por daños en el estado de los productos, lo
que se traduce en el incumplimiento de los compromisos adquiridos con sus
clientes y la poca satisfacción de los clientes e incide en sus niveles de
servicio.
Además,
existe necesidad de mayor control de las existencias, ya que se presentan
inconsistencias en la información registrada en los sistemas de la empresa
(inventarios teóricos) y los inventarios reales. Asimismo, el Jefe de
Inventarios de la empresa manifestó el interés de la organización por disminuir
en forma continua los niveles de inventario, para mejorar la capacidad de
almacenamiento de la empresa, con miras a alcanzar rotación adecuada de los
productos, disminuyendo considerablemente la
presencia de averías por daños en los
productos y mal almacenaje, así como de merma, contribuyendo al mejor uso de
los recursos humanos, materiales y económicos de la organización.
Del mismo modo, las inconsistencias en los
inventarios que afectan la disponibilidad y fiabilidad del teórico en los
productos de mayor demanda, por lo que es necesario que el trabajo de
adquisiciones y las relaciones con los proveedores contribuya al flujo óptimo
de la mercancías, en cuanto a su rotación; existen fallas en el manejo de la
información, que equivale a mejorar el conocimiento de las tendencias de
compras de distribuidores y clientes directos, por lo que también hay interés
en implementar mecanismos de medición de la eficiencia de las operaciones a
través de la implementación y evaluación de indicadores de gestión que permitan
medir el desempeño de las actividades llevadas a cabo en la gestión de
inventarios de la empresa.
De
no llevarse a cabo una evaluación de la eficiencia de los procesos internos
asociados a la gestión de almacenamiento, la empresa correría el riesgo de
enfrentar el mercado sin las prácticas gerenciales adecuadas, atendiendo al
cumplimiento de prácticas convencionales que no respondan a un plan de trabajo
articulado, adaptado a la situación en que se desenvuelven los procesos
operativos vinculados con el inventario y abastecimiento de empresas
comercializadoras en Venezuela.
El presente estudio tiene como
objetivo principal proponer estrategias logísticas para mejorar la gestión del
almacén de la empresa Molinari & Cacciaguerra Sucrs, C. A a partir de la
situación inicial encontrada en la entidad, la cual ha
presentado problemas logísticos a nivel de control de sus existencias,
automatización de procesos, fallas en la planeación e información, herramientas
de medición, así como desarrollo y formación del personal.
Para orientar a la investigación es importante plantease
en primer lugar cuál es la situación actual de la empresa objeto de estudio
en cuanto a la gestión de almacenamiento, cuáles elementos intervienen en la
logística de almacenes de la empresa que puedan ser adaptados a una cadena de
suministros eficiente y también cuáles acciones se pueden desarrollar para
alcanzar la gestión eficiente en la logística de almacenes de la empresa
Molinari & Cacciaguerra Sucrs, C.A.; todo esto en virtud de determinar los factores claves que intervienen en la logística de
almacenes de la empresa para desarrollar una gestión de almacenamiento y
distribución eficiente, para finalmente proponer estrategias
logísticas para el mejoramiento del almacén del producto terminado de la
empresa Molinari & Cacciaguerra Sucrs, C. A. que
contribuyan con el logro de los objetivos de la entidad y su misión comercial.
Como
bases teóricas que sustenten este estudio se asentarán los siguientes
elementos:
Descripción e importancia de la gestión
estratégica
El proceso
de gestión estratégica de acuerdo a Hitt., Ireland y Hoskisson (2008:71),
comprende “el conjunto tanto de decisiones, acciones y compromisos que requiere
una empresa para lograr la competitividad estratégica deseada, basándose en
estrategias integradas, diseñadas para utilizar las competencias centrales en
ventajas competitivas”, donde los líderes emplean el proceso administrativo
estratégico a fin de lograr que las organizaciones lleven a cabo su visión y
misión previamente definidas.
De acuerdo
con Robbins y Coulter (2005:104), “la gestión estratégica ofrece una dirección
a la gerencia, reduce el impacto de los cambios, minimiza el desperdicio de los
recursos y establece controles”, por tanto, se hace necesario definir qué es la
estrategia, la cual consiste en la determinación de la misión y de los
objetivos básicos a largo plazo de una empresa, la adopción
de cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para lograr estos fines. Todo esto implica selección de
misiones, objetivos y de las acciones para cumplirlas. De este modo, los planes
constituyen un método racional para el cumplimiento de los objetivos.
Importancia
de la Cadena de Suministro en las Organizaciones.
Para lograr las metas organizacionales y cumplir con las
expectativas de los consumidores o usuarios, las empresas deben cumplir con una
serie de procesos, intercambio de materiales e información con diferentes
entidades localizadas en diversos lugares, con la finalidad de ofrecerle al
consumidor final, no sólo el servicio o el producto terminado, sino la
satisfacción que éstos desean obtener. Dicho de otra manera, se puede considerar
que las actividades logísticas son el componente operativo de la gerencia de la
cadena de suministro; este componente incluye la cuantificación, la
adquisición, la administración de los inventarios, el transporte y la gestión
del flete, así como la recolección de datos y el reporte de la información.
Steimberg (2009) hace la siguiente reflexión:
Los altos
niveles de competencia en los mercados internacionales, han llevado a las
empresas a la conclusión que para sobrevivir y tener éxito en entornos más agresivos,
ya no basta mejorar sus operaciones ni integrar sus funciones internas, sino
que se hace necesario ir más allá de las fronteras de la empresa e iniciar
relaciones de intercambio de información, materiales y recursos con los
proveedores y clientes en una forma mucho más integrada, utilizando enfoques
innovadores que beneficien conjuntamente a todos los actores de la cadena de
suministro (p. 45).
De esta forma, la gerencia de la Cadena de Suministro (también
conocida como cadena de abastecimiento o cadena de valor, y mejor conocida en
inglés como Supply Chain), se ocupa de asegurar que este proceso
logístico funcione de la mejor forma posible. Jasso (2016:8) explica que “La
cadena de suministro incluye todas las actividades de gerencia logística y por
ello está presente en cada fase del proceso”. Asimismo, el autor refiere que
permite la gestión efectiva y, a través de los flujos de información, incrementa
la calidad de servicio al cliente y de la cadena de valor, y que uno de los
objetivos estratégicos en la administración de la cadena de suministros
consiste en aumentar la capacidad de los participantes para tomar decisiones y
formular planes.
Planeación estratégica
aplicada al componente logístico.
Todas las empresas en mayor, o menor grado, cumplen procesos
logísticos. La diferencia entre las compañías exitosas y las no exitosas, es
que las primeras saben que la están haciendo y la toman como una herramienta
indispensable para hacerse más
competitivas. En un sentido amplio, se entiende por logística al
conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los
recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo,
forma y al costo más oportuno, en un marco de productividad y calidad, lo cual
está en estrecha relación con el concepto de cadena de suministros. En este
sentido, Jasso (2016), expresa:
Los
procesos logísticos en la actualidad se han convertido en determinantes de
éxito para las empresas, la logística coordina la utilización de recursos y
optimiza los procesos dentro de una organización, buscando siempre la reducción
de costos; el buen manejo logístico puede llegar a convertirse en una fuerte
herramienta, por esta razón es importante para las empresas de cualquier sector
tener claridad sobre sus procesos logísticos y el manejo de estos (p. 9).
En un sentido más concentrado, en el ámbito empresarial se tiene
que logística, según Sallenave (2015:41) es “el proceso de gerenciar
estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas, partes y
productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa hasta el
usuario final". La logística, desde el punto de vista gerencial, es una
estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena de suministros de
una organización, de tal forma que logre el balance óptimo entre las
necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa y su desempeño
debe ser medido a través del servicio al cliente final.
Gestión de Almacén y Distribución
El almacenaje y la distribución de productos
ha sido objeto de estudios teóricos desde principios del siglo XX, dando como
resultado una variedad de términos y definiciones, relacionados con todo lo
referente al flujo de materiales, entre estos están: logística, distribución,
cadena de suministros, gestión de suministros y aprovisionamiento, entre otros.
En 1963 surge en los Estados Unidos, el National Council of Physical
Distribution Management (NCPDM o Consejo Nacional para la Gerencia de la
Distribución Física), quien en 1976 emite el siguiente concepto para la
distribución, citado por Ballou (2011):
Gestión de la distribución física es una expresión que describe la
integración de dos o más actividades con el fin de planificar, llevar a cabo y
controlar, de una forma eficiente, el flujo de materias primas, inventarios en
curso y productos terminados desde el punto de origen hasta el punto de
consumo. Estas actividades pueden incluir, entre otras, el servicio al cliente,
la previsión de la demanda, las comunicaciones de distribución, la gestión de
stocks, la manipulación de materiales y de piezas de repuesto, la localización
de plantas y almacenes, el aprovisionamiento de materiales y servicios, el
empaquetado, la gestión de devoluciones, la evacuación de restos y
desperdicios, el tráfico y transporte, y el almacenaje.
Cabe destacar que, en la actualidad, una de las partes más
importantes en la distribución de productos terminados es el servicio logístico
al cliente o la atención al cliente; a lo cual se refiere Anaya (2012) como
“la cadena de actividades en torno a las ventas y que comienza con
la recepción del pedido y finaliza con la entrega del producto al cliente,
prolongándose en algunos casos como en el servicio de equipos, mantenimiento y
cualquier otro soporte técnico”.
Eficacia y eficiencia en la gestión de operaciones
de almacén y distribución
Eficacia
y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos
propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso en la
administración de almacenes. Por una parte, la eficacia, según Muller (2011)
“mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han
propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la
visión que se ha definido”, es decir, se logra mayor eficacia en la medida que
las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de
manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
El autor citado indica además que los cuatro criterios
genéricos de la eficacia de la organización según un enfoque multidimensional
son: el cumplimiento del objetivo (lograr los objetivos establecidos); la
adquisición de recursos (reunir los insumos productivos necesarios); los
procesos internos (crear y mantener sistemas saludables en la organización) y
la satisfacción de los grupos estratégicos (lograr un mínimo de satisfacción en
los tenedores de intereses más importantes). Estos aspectos llevados a la
práctica fomentarán el logro de los objetivos propuestos mediante un plan
estratégico, círculos de calidad, sobre todo en la necesidad de satisfacer al
cliente.
Por
otra parte, mientras que la eficiencia consiste, según Muller (2011) en “la
medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos”. Entre
otros, el costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos,
cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la
eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado
de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo
con las normas de calidad requeridas.
Enfoques estratégicos en la planeación
de las organizaciones
El
marco de oportunidades operativas que se pueden emplear para medir el desempeño
en el manejo de las organizaciones, refleja el nuevo patrón bajo el cual se
están desarrollando tales entidades, el cual puede resumirse de la siguiente
forma, de acuerdo al análisis realizado por Malgiolio y
Carazay (2012):
a) Existen funciones cruzadas
en las empresas: Como consecuencia de la influencia del intercambio de
información por medio de la tecnología, la organización funciona en la
actualidad como un conjunto de procesos integrados, combinando los beneficios
de la especialización con la velocidad, eficiencia y calidad de las nuevas
relaciones entre los procesos.
b) Innovación:
un efecto directo de la globalización de los mercados y el incremento en el
nivel de conocimiento de los consumidores, es que los ciclos de vida de los
productos se acortan, por ello, las empresas deben anticiparse a las
necesidades futuras de los clientes, mediante la creación
de nuevos
productos y servicios, así como la implementación de mejoras continuas de los
procesos.
c) Surgimiento
de nuevas relaciones entre clientes y proveedores a través de la articulación
de la cadena de suministro: la incorporación de tecnología de la información a
los procesos organizacionales permite que las organizaciones en el presente
integren los procesos de adquisición de materiales y producción.
d) Empleados
de alto nivel intelectual: la incorporación de métodos de automatización y el
incremento en la productividad en las últimas cuatro décadas, redujeron los
niveles de fuerza laboral de trabajo directo, que realizaban funciones en los
procesos tradicionales de la era industrial y que utilizaban mayormente sus capacidades
físicas en detrimento de sus capacidades intelectuales.
MATERIALES Y MÉTODO
El presente estudio tiene características de
investigación de campo, sustentada en un estudio documental, tomando la
información directamente del lugar donde ocurren el fenómeno, en este caso, la
situación actual respecto a las partidas en los pagos de las contribuciones en los
clientes de la empresa sujeto de estudio.
Así mismo, la presente investigación es descriptiva, ya
que obtienen resultados mediante descripción de determinadas situaciones
asociadas al fenómeno particular (estrategias logísticas al
inventario de mercancía) dentro del grupo social específico (Integrantes del
área de inventario y almacén de la empresa Molinari & Cacciaguerra Sucrs. C. A.).
Las unidades de análisis
están constituidas por el personal que participa en la gestión de almacén e
inventario de la empresa, en un total de seis personas que se incluye en su
totalidad dentro de la muestra. Las técnicas de recolección de información son la
observación directa, a través de la lista de control o guía de observación, también
denominada lista de cotejo y
la encuesta. En
el caso de la técnica de encuesta, el instrumento seleccionado es el
cuestionario.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Existe la noción generalizada por parte de los socios o
accionistas de pequeñas y medianas empresas, que el proceso de aplicación de
estrategias para mejorar sus procesos internos, es una actividad que tiene
relación con el manejo y los recursos de grandes empresas. Sin embargo, la
importancia que reviste esta área para la gestión de las organizaciones, hace
que sea muy necesaria la pronta familiarización de este concepto por parte de
estos empresarios, ya que la implementación de mejoras mediante estrategias
contribuye con los logros del área de inventario de la
empresa a mediano y largo plazo, y a su vez, permita adaptar a la organización
a los cambios que ocurren en el entorno socioeconómico y comercial del país,
contribuye a alinear al equipo humano, y define los compromisos claros sobre lo
que va a hacer la empresa en el futuro, en coherencia con los objetivos
fundamentales de la empresa.
La realización del proceso de observación permitió
evidenciar la ausencia de los siguientes elementos, que inciden negativamente
en la gestión de almacenamiento de la organización y
que deben ser consideradas dentro del plan de mejoras
basado en estrategias logísticas en la gestión de almacenamiento. En resumen, se determinó que a
pesar que existen estrategias y objetivos básicos de la planeación de
distribución en la entrega de productos terminados a los clientes, no se cumple
el resto de actividades, lo cual se nota en hechos como que se carece de
alineación de objetivos y estrategias, no existe comunicación de la estrategia
hacia los trabajadores; tampoco existen objetivos medibles
consecuentes con las estrategias ni se hace una revisión periódica de las metas.
En líneas generales, es importante la
creación de estrategias logísticas con la finalidad de incrementar la
eficiencia de los resultados y la información generada por la gestión de
almacenamiento de la empresa estudiada, para que ésta pueda ser transmitida con
los mayores niveles de confiabilidad y garantizar la disponibilidad y entregas
al área de producción.
Es
importante, en este sentido, asignar la responsabilidad de controlar y
verificar los procesos de almacenamiento para medir su eficiencia y tomar las
medidas pertinentes que orienten su mejoramiento, así como coordinar la
consecución más idónea de los recursos tecnológicos, financieros, materiales y
humanos involucrados en la actividad relacionada con la gestión de almacén.
En relación a la logística de inventarios, se tiene la
percepción que
el desempeño actual del departamento de almacén no contribuye con el
crecimiento económico de la organización; no se toman en cuenta los principios
de eficacia y eficiencia para llevar a cabo las actividades en el departamento
de almacén de la empresa. Los
resultados infieren que en la actualidad no se le ha dado mayor importancia a
la mejora continua dentro de la gestión de almacenamiento de la organización,
ya que al identificar aquellas incidencias que puedan producir una pérdida de
fiabilidad en la información, contribuye a satisfacer la rendición de cuentas,
prestando especial atención a los requerimientos legales que puedan afectar el
régimen económico-financiero de la empresa.
En referencia a las estrategias logísticas, la
mayoría de las personas incluidas en la muestra tienen la percepción de que en la empresa no
existen objetivos
definidos de la gestión de Almacén de la empresa que permitan servir como
referencia al trabajador en el logro de metas individuales y colectivas;
asimismo, la forma como el supervisor inmediato organiza y dirige la gestión de
almacenamiento de la empresa no ayuda a facilitar el trabajo, lo que permite
concluir que la implementación de una estructura orgánica funcional para la
empresa debe estar apoyada por la participación de todo el personal, de forma
tal que los líderes de áreas y sus respectivos equipos cumplan con las
responsabilidades asignadas, entre las cuales cobra especial importancia el
control y la supervisión de las actividades.
Además, en la empresa unidad de estudio; en la actualidad no
se desarrollan las actividades del Departamento de Almacén en un ambiente que
promueva la mejora continua de los procesos; en la actualidad no existen en el
departamento de Almacén estrategias orientadas a satisfacer las necesidades de
información de la empresa, además que los recursos tecnológicos empleados por
el Departamento de Almacén no responden a las necesidades y exigencias de
crecimiento de la empresa.
CONCLUSIONES
El análisis de los datos obtenidos indica que el personal
consultado tiene la percepción de que la empresa carece de estrategias de
mejoramiento continuo orientadas a la optimización de la gestión de
almacenamiento. Estos resultados traen consecuencias negativas para la
organización, ya que al no aplicar la mejora continua se limita la capacidad de
innovar, de anticiparse a los requerimientos del mercado y la posibilidad de
mejorar los resultados, pues si se siguen aplicando los mismos métodos es
improbable obtener nuevos resultados, por lo que la mejora continua de la
capacidad y resultados, debe ser el objetivo permanente de la organización.
Tomando en cuenta estos elementos, uno de los métodos que reviste mayor importancia en la
actualidad, es la aplicación de estrategias orientadas a mejorar el control
interno de los procesos de almacén e inventario, como un instrumento práctico
para que esta organización efectúe su gestión en la disposición de los recursos
y a su vez, evaluar alternativas de mejoras en los procesos, y haga cumplir los
lineamientos establecidos por la dirección en los niveles tácticos y
operacionales.
En líneas generales, se propone establecer un instrumento
gerencial que permita hacer más eficiente el proceso de registro, control y
toma física de los inventarios de productos terminados y materias primas, así
como la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que
participan en este proceso; además de mantener el registro y documentación
oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante los procesos.
Por lo
que se propone a la empresa, objeto de este estudio:
·
Evaluar y aplicar los procedimientos que se detallaron en todo el
ciclo de abastecimiento, a fin de garantizar un eficiente desarrollo de este
proceso.
·
Implementar la estrategia propuesta, la cual está diseñada y
adaptada a los procesos de la empresa; para ello se sugiere informar a las
áreas involucradas. Esta estrategia deberá ser revisada periódicamente para
realizar las modificaciones que se consideren pertinentes, a fin de mantener su
vigencia en el tiempo.
·
Desarrollar e implementar una estrategia de gestión de almacén,
que permita a la empresa contar con una herramienta que documente los procesos
y los pasos a seguir en el ciclo de recepción y despacho de la mercancía.
Asimismo, segregar las funciones para la adquisición, control, almacenaje y
distribución de los inventarios de la empresa.
·
Se recomienda, contar con un grupo de trabajo que se encargue
exclusivamente del almacén de materias primas, con el fin de que exista una
adecuada segregación de funciones, y la responsabilidad de la custodia y
control de inventario forme parte de su rol como trabajadores. Esto evitará
posibles errores en la recepción y despacho de la mercancía e irregularidades
que se pudieran presentar, como, por ejemplo: hurto o pérdida intencional del
inventario.
·
Realizar talleres de capacitación, motivación, mejorar el ambiente
de trabajo y comunicación entre las áreas relacionadas con la finalidad de
reforzar los conocimientos e incentivar al personal
reconociendo
los logros por metas establecidas.
·
En el área de inventarios, establecer controles internos
específicos y evaluarlos periódicamente para que su cumplimiento sea eficiente,
asimismo se debe capacitar constantemente al personal, en especial al de
reciente ingreso, para evitar pérdidas causadas por desconocimiento de las
normas y procedimientos establecidos.
·
A futuro, divulgar y fomentar la práctica de la auditoría
operacional con enfoque de auditoría interna de la gestión de almacén, para que
la empresa, obtengan tanto beneficios como ahorros financieros, fortalecimiento
del control interno, corrección oportuna de procedimientos operacionales que
puedan dañar y limitar el desarrollo económico de la empresa.
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